ポスティングをはじめ、企業に仕事を依頼する際にどのような基準で選びますか。
「コストが安い会社」「口コミが良い会社」「近所にある会社」など、条件は人や企業によってさまざまです。
その中で見落とされがちですが、個人情報を適切に扱っているかどうかも企業選びの重要な判断材料の一つです。
特にポスティングは、配布先の住所や地域データ、配布員の個人情報など、多くの個人情報を扱う仕事です。新規で依頼をおこなう際は、個人情報の適切な取り扱い企業であることを証明した「プライバシーマーク」を保持している企業を選ぶことが大切です。
この記事では「プライバシーマーク」とは何か、取得企業に依頼するメリット、そして依頼先を選ぶときにどこを確認すればよいかまで、分かりやすく解説していきます。
プライバシーマークとは何を示す制度なのか
「プライバシーマーク制度」とは、会社が個人情報を適切に保護し、運用しているかを消費者に分かりやすく示す制度のことです。
この制度の審査に合格した会社には「プライバシーマーク」が与えられます。
国家規格である「日本産業規格」の基準に基づき、個人情報保護マネジメントシステムの構築・運用指針に適した会社にのみ、マークの使用が許可されています。審査は書類確認だけでなく、実際に社内でどのように個人情報が管理・運用されているかを見る現地審査もおこなわれるため、取得のハードルは決して低くありません。
審査で見られるのは、個人情報の取得から利用、保管、廃棄にいたるまでの一連の流れがルール化されているか、そのルールが実際の現場で守られているかという点です。例えば「誰が」「どの情報に」「どの範囲まで」アクセスできるかが明確に決まっているか、紙の書類であれば施錠できる場所に保管されているか、パソコンのデータであればパスワードやアクセス権限で管理されているかといった、日常業務に落とし込まれた細かいルールまで確認されます。書類上は立派な規程があっても、現場で形骸化していれば審査には通りません。
プライバシーマークが認められた会社は、個人情報を適切に扱っているとみなされ、自社のホームページや広告、名刺、ポスターなどにマークを掲載しています。
プライバシーマークの認証が付与されると、2年間のロゴ表示が可能となります。それ以降は再申請となるため、個人情報の管理を点検・見直しする機会を定期的に設けていることも特徴の一つです。取得して終わりではなく、更新のたびに管理体制を見直し続けているという点が、消費者にとっての安心材料になります。
逆にいえば、一度取得しても2年ごとの審査をクリアし続けなければマークは維持できません。長く掲示し続けている会社ほど、継続的に体制を更新してきた実績があるとも言えます。
なぜポスティング会社にプライバシーマークが重要なのか
ポスティングと聞くと、チラシを配るだけの単純な仕事と思われがちですが、実際には多くの個人情報を取り扱います。
まず、依頼主から預かるチラシのデザインや商品情報、キャンペーン内容といった営業上の機密情報があります。競合他社に情報が漏れれば、依頼主のビジネスに直接的な損害を与えかねません。
次に、配布エリアの住所データや世帯情報です。ポスティングでは効率的な配布のために地域ごとの世帯数や配布履歴を管理しますが、これらも広い意味での個人情報にあたります。配布ルートや配布履歴のデータは、長年の地域運用の積み重ねでもあり、外部に漏れれば他社に営業エリアの情報をそのまま渡してしまうことにもなりかねません。
さらに、実際に配布業務をおこなう配布員自身の個人情報も適切に管理される必要があります。氏名や住所、連絡先に加えて、配布員の多くは地域に住む主婦や学生、シニア層など幅広い人たちが登録しており、個人の生活エリアに関わる情報でもあるため、より丁寧な扱いが求められます。配布員がどのような人か気になる方は株式会社ポスティングサービスではどのような人が配布している？の記事もあわせてご覧ください。配布の仕事そのものの特性についてはポスティングが求人に適している理由とは？でも触れています。
こうした情報を扱う以上、ポスティング会社にとって個人情報保護は業務の根幹に関わる問題です。プライバシーマークの有無は、その会社が情報管理をどれだけ真剣に位置づけているかを外から確認できる、数少ない手がかりのひとつといえます。
プライバシーマーク取得企業に依頼するメリット
プライバシーマークを取得している会社は、マークを提示することで適切に個人情報を扱っていることを消費者にアピールすることができます。
またそこで働く人々も、自社はプライバシーマークを持っているという責任や自覚を持って業務に取り組んでいます。
そのためプライバシーマークを保有する企業は、従業員一人ひとりの意識レベルが高く、個人情報漏洩のリスクが非常に低いことも事実です。
具体的には、社内で個人情報保護に関する教育を定期的におこなっていること、情報にアクセスできる人を限定していること、外部からの監査や内部監査を受けていることなどが、取得企業に共通する体制です。こうした体制は、依頼主から見れば直接確認しづらい部分ですが、プライバシーマークという第三者認証があることで、自社で審査するコストをかけずに一定の信頼性を判断できるのが大きな利点です。
もう一つのメリットは、万一トラブルが起きたときの対応力です。プライバシーマーク取得企業は、情報漏洩などのインシデントが発生した際の報告や対応の手順もあらかじめ定めていることが多く、問題が起きたときに場当たり的な対応にならないという安心感があります。
ポスティングを依頼する皆様も、安心して個人情報を提供するために、依頼先の事業者がプライバシーマークを取得しているかをよく確認しましょう。
依頼先を選ぶときに確認しておきたいポイント
プライバシーマークの有無を確認する方法はいくつかあります。もっとも手軽なのは、依頼先企業のホームページや名刺、契約書類にマークが掲載されているかを確認することです。マークには認証番号が記載されているため、公式サイトの検索システムで実在する企業かどうかを照合することもできます。
また、取得しているかどうかだけでなく、実際にどのような運用をしているかを問い合わせ時に確認しておくと、より安心して依頼できます。例えば以下のような点です。
- 個人情報にアクセスできる担当者を限定しているか
- 配布員に対しても情報管理の教育をおこなっているか
- 業務委託先や配布員との契約に守秘義務の条項が含まれているか
- 万一のトラブルに備えた保険に加入しているか
この中でも、配布員まで含めて教育や契約が行き届いているかは見落とされやすいポイントです。プライバシーマークは会社全体としての制度ですが、実際に住宅のポストへ情報を届けるのは一人ひとりの配布員であり、現場の末端まで意識が浸透しているかどうかが実際の安全性を左右します。
特に最後の保険加入の点も見落とされがちですが、業務中の事故やトラブルに備えた体制があるかどうかも、企業の信頼性を測る材料になります。詳しくはポスティング会社が加入している保険について解説の記事で解説していますので、あわせて確認してみてください。
プライバシーマークは個人情報保護に関する体制が整っている証ではありますが、それだけで契約内容やサービス品質のすべてが保証されるわけではありません。料金プランや配布エリア、実際の配布方法なども合わせて確認し、総合的に判断することが大切です。料金体系についてはポスティングの料金・配布プランのページで詳しく紹介しています。ポスティングの仕組み自体を基礎から知りたい方はポスティングとは（基礎知識）もご参照ください。
まとめ
信頼できる会社や企業は「プライバシーマーク」を取得していることが多く、これは個人情報の適切な管理体制が第三者によって認証されている証です。
近年、個人情報の漏洩が社会問題となっているため、適切な情報の扱いについての関心は高まっています。個人情報の漏洩が起こると、住所や電話番号、クレジットカード番号などが漏れ、はかりしれない損害が発生するため、業務の依頼先である企業は慎重に選ぶようにしましょう。
株式会社ポスティングサービスも個人情報を適切に扱うため「プライバシーマーク」の認証を保有しております。社内で個人情報保護の重要性を理解するための教育をおこない、外部から情報の運用ができているかの監査や審査も受けています。株式会社ポスティングサービスがどのようなお手伝いをできるかについては株式会社ポスティングサービスができるお手伝いでも紹介していますので、ぜひご覧ください。
ポスティングを依頼する際は、適切な個人情報の管理をおこなっているかを選択条件の一つとして考えるようにしましょう。
